Как навести порядок в почте. Концепция Inbox Zero

Электронная почта — хоть и старый, но всё ещё важный способ коммуникации. Правда, мало кто правильно пользуется почтой. Можно тратить уйму времени, разбирая письма, в итоге ничего не успевая. Мы расскажем, как превратить почту в удобный инструмент и не отвлекаться на спам.

Представьте ситуацию: вы получили письмо, на которое нужно ответить. Не прямо сейчас, но надо. Оставили его во «входящих», чтобы подумать над ответом или заняться чем-то другим. А потом пришёл ещё десяток рассылок и уведомлений. В итоге про важное письмо вы забыли, а вот время на спам потратили. Это плохо. Поэтому давайте поговорим о концепции Inbox Zero.

Что такое Inbox Zero?

Это способ работы с электронной почтой. Он подразумевает, что папка «Входящие» всегда должна быть пустой. Уверен, у многих из вас там лежит пара тысяч писем, которые когда-нибудь да понадобятся. Не понадобятся. Сейчас мы расскажем, как навести порядок в почтовом ящике.

Расписание

Почту мы проверяем несколько раз в день, лучше сразу обозначить это время в календаре. В зависимости от количества писем, на это можно выделять от 10 до 30 минут.

Заглядывать в почту вне этого расписания не нужно. Если случилось что-то срочное, вам напишут в мессенджер или позвонят.

Рассылки и уведомления

Все мы подписаны на огромное количество рассылок. Зарегистрировались где-то, и вас подписали на рассылку. Купили что-то в магазине? Будет приходить рассылка. Это не самые нужные письма, которе лишь захламляют почтовый ящик. Поэтому каждый раз, когда вы получаете подобное письмо, ищите внизу кнопку «Отписаться».

Оставлять подписку стоит, только если рассылка полезная и вы её действительно читаете.

Также многие сервисы любят присылать многочисленные уведомления на email. Выключите их, особенно для социальных сетей. Почтовые уведомления можно оставить только для крайних случаев.

Ответы на письма

Запоминаем правило. Если ответить на письмо можно коротко, и это не займёт больше пяти минут, отвечаем прямо сейчас. Это сэкономит кучу времени в дальнейшем. Если ответ требуется большой, можно оставить письмо во входящих и вернуться к нему позднее.

Сортировка входящих

Из входящих у письма есть три пути:

• в корзину, если это спам, рассылка (от которой вы сразу должны отписаться) или письмо, которое не требует ответа и не пригодится вам в дальнейшем;
• в архив, если это полезная информация, которую вы хотите сохранить, или вы уже ответили на письмо;
• в тематическую папку.

Про последний пункт стоит рассказать подробнее. Нет смысла складывать все потенциально полезные письма в архив, так их будет сложно найти. Лучше создать внутри архива несколько папок по темам, например «Дом», «Работа».